20
agosto
2015
Clipping, Destaque, Notícias,

Empresas encurtam reuniões para economizar.

Grandes empresas estão alterando a quantidade, o formato e a maneira de fazer reuniões. O objetivo é ganhar mais produtividade nos projetos em andamento, economizar tempo e garantir resultados práticos. Entre as mudanças implementadas, há novidades na configuração dos escritórios, para facilitar a interação dos executivos; encontros mais rápidos, feitos em pé, e abertura para mais participantes, com o intuito de disseminar decisões com velocidade.

Além do uso de ferramentas que dispensam a presença física dos gestores, como conversas on-line, videoconferências e criação de grupos específicos em aplicativos de comunicação instantânea, algumas companhias também adotam recursos como o ombudsman de reunião, responsável por chamar a atenção da mesa para desvios de foco, e salas de encontros especiais, que só podem ser ocupadas durante uma hora. Em algumas organizações, as novas medidas trouxeram um corte de até 40% na duração dos encontros e uma queda de 20% na quantidade de convocações em 2015, em comparação com o ano anterior.

Tanta preocupação não é de graça. Pesquisa divulgada pela companhia americana de reuniões on-line Fuze indica que, somente nos Estados Unidos, são agendados 25 milhões de compromissos ao dia, com um custo anual de US$ 37 bilhões. Segundo o levantamento, líderes de alta gerência gastam 50% do expediente em discussões entre quatro paredes, enquanto 67% do total dos encontros são considerados improdutivos.

Em Pernambuco, no Polo Automotivo Jeep, do grupo Fiat Chrysler Automobiles, a orientação é deixar as plenárias cada vez mais informais, sem regras de acesso para os funcionários. “A base de uma reunião produtiva é a integração das pessoas, para gerar mais produtividade e eficiência”, diz Adauto Duarte, diretor de recursos humanos do complexo, inaugurado este ano, com cerca de 5,8 mil empregados.

Para isso, a empresa alterou o layout tradicionalmente usado pelas indústrias automotivas: construiu todas as unidades de produção em torno de um grande escritório central, batizado de “Communication Center”, com 3,1 mil metros quadrados de área. “Nesse espaço, técnicos de diversos setores compartilham processos, com um aumento de 40% de eficiência na resolução de problemas”, afirma.

No modelo adotado pela Jeep, qualquer funcionário tem acesso às rodadas de decisão. Um encontro, segundo Duarte, pode reunir um diretor, gerentes ou outro profissional envolvido com o tema. “As conversas são rápidas. Podem acontecer em pé, com computadores apoiados em armários, ou na área do cafezinho, sem a necessidade de agendamento de sala.”

O conceito facilitou o contato entre funcionários e reduziu a troca de e-mails e de telefonemas. “O ambiente foi pensado para a interação ‘face a face’, o que acelera a tomada de decisão”, diz. As estações de trabalho não têm computadores ou telefones fixos. “Com um notebook e um celular corporativo, os profissionais ganham mobilidade para sentar ao lado de mais colegas, de um mesmo projeto.”

Para quem precisa de um local exclusivo, o polo industrial tem 22 unidades para conferências sendo que 19 delas são isoladas com paredes de vidro e espalhadas pelos escritórios. Há também um ponto de encontro maior, com 78 metros quadrados de área, e dois compartimentos para videoconferências.

Yara Leal de Carvalho, sócia da consultoria Questão de Coaching, afirma que adotar novos modelos de diálogo para aumentar a produtividade será sempre uma ação bem-vinda no mundo corporativo. “Principalmente em tempos de desaceleração econômica, a assertividade e a diminuição dos custos das reuniões são essenciais para a sustentabilidade de qualquer companhia”, diz. Em sua opinião, dependendo do assunto a ser tratado, uma conversa eficiente deve durar 15 minutos e envolver, no máximo, seis pessoas.

Na Ramo Sistemas, do setor de softwares de gestão, o número de reuniões de gestores chega a 80 ao mês, segundo o CEO, Decio Krakauer. A quantidade atual está 20% mais baixa do que em 2014. “Tínhamos de melhorar a eficiência empresarial, seja com a introdução de um novo orçamento interno ou por conta do potencial de retração do mercado.” A alternativa foi recorrer a ferramentas digitais de comunicação e novos recursos de gestão.

A companhia de 400 funcionários diretos e indiretos criou grupos no aplicativo de comunicação instantânea WhatsApp, com temas como “war rooms”, ou salas de crise, para clientes e de vendedores especializados em determinados produtos. A estratégia também inclui a utilização de seminários on-line para demonstrações remotas, com equipes locais ou de outras cidades. Nesse caso, a duração das reuniões, agora via computador, caiu até 30%.

“Em valores reais, estimamos uma redução nos custos internos de reunião de aproximadamente R$ 12 mil por trimestre”, diz. As novidades também dispararam um aumento de 2% a 3% nos índices de produtividade, em razão da maior velocidade na resolução de casos críticos e do crescimento das consultas virtuais. A empresa tem 900 clientes no Brasil.

“Os comitês de executivos que antes se reuniam ‘ao vivo’, como o de marketing, agora acontecem na internet”, explica Krakauer. Já as reuniões de gestão, de grande duração, que antes aconteciam a cada 30 dias, hoje são organizadas uma vez por trimestre e complementadas por relatórios mensais de acompanhamento. “Para uma boa apresentação, é preciso foco na pauta, nos objetivos e no tempo. Como brasileiros, gostamos muito de ‘socializar’ e de mudar de assunto”, enfatiza.

Novas ferramentas de interação também guiaram a Whirlpool, da área de eletrodomésticos, na reformulação de encontros gerenciais. A dona de marcas como Brastemp e Consul, com 15 mil funcionários, adotou em julho de 2014 um sistema para videoconferências baseado em computação em nuvem. Com isso, conseguiu reduzir o volume de reuniões presenciais.

“Como gestora, faço uma média de sete reuniões ao dia, das quais 50% são com pessoas que não estão fisicamente no mesmo local que eu”, diz Renata Marques, diretora de tecnologia da informação da Whirlpool Latin America. A mudança dinamizou a agenda da executiva. Diariamente, ela se reúne com sua equipe, espalhada por unidades em vários países, e ainda faz bate-papos mensais ou semanais com um diretor global, que trabalha na sede do grupo, nos Estados Unidos. “Os agendamentos presenciais, antes da implementação dos sistemas, eram mais frequentes e demandavam tempo de deslocamento. Agora, precisamos apenas de um dispositivo conectado à internet e um fone de ouvido.”

Com a nova tecnologia, Renata já cancelou três viagens aos EUA. Uma pesquisa interna feita com funcionários da Whirlpool mostra que 89% estão satisfeitos com as facilidades e 80% acreditam que houve melhora de produtividade nas rotinas de trabalho.

Na Nielsen, multinacional de pesquisa de mercado de consumo, algumas convenções de lideranças foram abolidas ou reformadas. Um congresso trimestral com mais de cem líderes passou a ser quadrimestral e abriu espaço também para pares de outros níveis hierárquicos. “A intenção é difundir informações estratégicas de forma mais rápida”, explica Luciana Morelli, diretora de recursos humanos. A iniciativa ainda restringiu pequenos encontros que ocorriam apenas para disseminar mensagens já discutidas.

Outra alteração ocorreu no comitê que reunia cerca de 20 gestores para a discussão de temas centrais da empresa. Era realizado mensalmente e hoje acontece a cada trimestre, com 40 líderes. “Assim, os executivos conseguem se planejar mais para os encontros.” A Nielsen criou ainda a sala “quickly”, local que não precisa ser reservado com antecedência pelos funcionários e deve ser usado por, no máximo, uma hora, para a discussão de matérias urgentes. “As palestras são mais objetivas e planejamentos que durariam de duas a três horas são feitos em 60 minutos.”

Para Luciana, um dos segredos para uma reunião assertiva é não gastar o tempo do encontro para entender o tema em questão. “Devemos buscar informações antes e usar a ocasião para definir um projeto de ação, os papéis dos envolvidos e prazos de execução. Do contrário, serão necessárias outras conversas para decidir o mesmo assunto.”

Marcelo Braga, sócio da Search Consultoria em RH, afirma que é importante concluir o debate no horário estipulado e se certificar de que o público convocado é quem de fato deveria estar à mesa. “Empresas com gestão mais moderna e transparente, com menos hierarquia e poucas salas fechadas, tendem a dar mais atenção à forma como as reuniões acontecem”, ressalta.

No escritório de advocacia TozziniFreire, com mais de mil funcionários em São Paulo, Rio de Janeiro, Porto Alegre e Campinas, nenhuma reunião é agendada sem uma pauta pré-definida e hora para começar e acabar. Também foi criada a figura do “ombudsman-guardião”, responsável por chamar a atenção para desvios de foco e de horário durante os encontros. “A economia de tempo nas reuniões chegou a 40% nos últimos quatro anos, desde que as novas diretrizes foram adotadas”, diz o sócio Renato Berger.

Fonte: Valor Econômico, por Jacilio Saraiva, 20.08.2015

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