29
junho
2018
Clipping, Notícias,

O que fazer quando os e-mails do trabalho não deixam você trabalhar.

O e-mail é uma das formas de comunicação mais usadas no mundo corporativo e isso não deve mudar em um futuro próximo. Quem passa o dia na frente do computador ou ligado no smartphone pode ter a impressão que eles não param de chegar – e de interromper o trabalho.

Um estudo de professores canadenses, que será publicado na revista acadêmica “MIS Quaterly”, investigou os efeitos que a troca constante de mensagens tem no desempenho profissional e mapeou as melhores técnicas para tentar mitigá-los. Liderada por professores da Queen’s University e da McGill University, a pesquisa contou com a participação de mais de 500 profissionais da área de vendas.

Os resultados apontam que nem todo e-mail é vilão. Ser interrompido por mensagens diretamente relacionadas às tarefas principais do profissional têm efeito positivo no seu desempenho. Já e-mails sobre atividades secundárias – por exemplo, uma mensagem para achar o melhor horário para uma reunião – tornam o profissional menos produtivo.

No entanto, o estudo apontou que os dois tipos de e-mails aumentam a “carga de trabalho subjetiva”, explicada pelos pesquisadores como a percepção de sobrecarrega emocional, mental e em termos de tempo demandado. Os e-mails mais úteis causam essa sensação apenas durante o dia em que chegam, enquanto os e-mails pouco relacionados às tarefas principais causam impacto a semana inteira e geram mais estresse no longo prazo. Quanto mais sobrecarregado o profissional se sentir, pior seu desempenho no trabalho.

Com base nos resultados da pesquisa, eles identificaram algumas estratégias para melhorar a relação com as mensagens constantes:

Responda o que for importante na hora e ignore o resto

Segundo a pesquisa, os profissionais apresentam melhor desempenho quando são capazes de ler e responder os e-mails importantes na hora em que estes chegam, mas deixam as mensagens sobre atividades secundárias para depois.

Combine as regras com a sua equipe

Conseguir separar o joio do trigo, no entanto, não é nada fácil e nem pode ser uma estratégia individual, afinal, “o e-mail imediatamente útil de um é o inútil de outro”. Os pesquisadores também acham que políticas criadas pela organização não são a melhor saída, afinal os departamentos têm dinâmicas e necessidades diferentes quando o assunto é comunicação.

A melhor saída, explicam em um artigo publicado na “Sloan Management Review”, é que cada equipe crie suas próprias regras. “Os gestores podem trabalhar com seus times para criar práticas compartilhadas que diminuam a quantidade de e-mails que não são imediatamente úteis”, afirmam. Dois exemplos são definir quais e-mails são desnecessários e quando realmente é importante copiar todos os membros da equipe em uma conversa.

Releia e escreva com calma o que interessa

Segundo os pesquisadores, dar atenção aos e-mails que interessam, ao invés de responder todas as mensagens que chegam de qualquer forma, ajuda com a concentração no trabalho. Ler mais de uma vez mensagens importantes e dedicar mais tempo para redigir a resposta são técnicas que ajudam a trabalhar melhor.

Fonte: Valor Econômico, por Letícia Arcoverde, 29.06.2018

Os artigos reproduzidos neste clipping de notícias são, tanto no conteúdo quanto na forma, de inteira responsabilidade de seus autores. Não traduzem, por isso mesmo, a opinião legal de Granadeiro Guimarães Advogados.

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